Google Workspace for Education i Askøyskolen

Google Chromebook

Askøyskolen benytter Google Chromebook for alle elever. Denne bærbare datamaskinen er utstyrt med operativsystemet Chrome OS, og nettleseren Chrome.  

Google Workspace

Kommunen bruker Google Workspace for utdanning  som kontorstøtteløsning og læringsplattform i skolene. Google Workspace for utdanning (GW) kan benyttes både på Chromebook-maskiner og Windows-maskiner.  

Når et barn begynner i grunnskolen i Askøy kommune, vil han eller hun få en brukerkonto. Denne kontoen gir tilgang til Chromebook og GW. Brukerkontoen består av et brukernavn som har tre bokstaver og to tall, samt et passord. Brukerkontoen er tett knyttet til FEIDE som er den mest brukte påloggingsløsningen vår, og styres av Askøy kommune – ikke av Google.  

GW er oppdelt i kjernetjenester og tilleggstjenester. Askøyskolen bruker disse kjernetjenestene:

• Classroom
• Disk og Dokumenter
• Gmail
• Google Chat
• Google Chrome-synkronisering
• Google Meet
• Google Vault
• Groups for Business
• Huskeliste
• Kalender
• Keep
• Nettsteder
• Oppgaver
• Gemini (ansatte og ungdomsskolene)
• NotebookLM (ansatte og ungdomsskolene)

Kan elevene bruke tilleggstjenesten YouTube?

YouTube er ikke en av kjernetjenestene i Google Workspace for Education, men Google tilbyr denne tjenesten i en sterkt begrenset versjon for utdanningskundene. I Askøyskolen er YouTube tilgjengelig for elever på ungdomsskolene.

Elever pålogget sin askøyskolekonto kan blant annet ikke:

• Få tilgang til innhold beregnet for voksne
• Motta målrettet reklame
• Lage kanaler, spillelister, historier, "shorts" eller laste opp videoer
• Se eller opprette livestream-arrangement
• Se eller legge ut kommentarer
• Delta i live chat
• Kjøpe kanalmedlemsskap, skapervarer, filmer og Tv-programmer.

I skolen brukes Google Chromebook og Google Workspace som kontorstøtteløsning og læringsplattform. Dette gjør vi for å sikre digital undervisning, samhandling, informasjonsdeling, kommunikasjon og innholdsproduksjon i skolen.

Eleven logger inn med den digitale brukerkontoen sin, som inneholder fornavn og etternavn. I tillegg er det opplysninger om skoleoppgaver og vurderinger, kommunikasjon (chat eller epost), tilknytninger (skole, klasse og grupper) og roller (elev og ansatt).

For at kommunen skal kunne behandle personopplysninger lovlig må vi ha et rettslig grunnlag. 

Vi behandler personopplysningene dine i googleverktøyene fordi vi må utføre de lovpålagte oppgavene som vi har, slik de følger av opplæringsloven. Opplæringsloven sier blant annet at vi må sørge for at alle elever får undervisning de har krav på etter læreplanen. For eksempel sier læreplanen at digitale ferdigheter er en av fem grunnleggende ferdigheter. 

Eleven kan selv se personopplysningene sine på Chromebook og i Google Workspace. Kontaktlærer og faglærere vil også kunne se skoleoppgaver og vurderinger som eleven deler.

For å kunne vedlikeholde og drifte googleverktøyene i Askøyskolen, har også en håndfull superadministratorer tilgang til systemet i kommunen. Superadministrator-brukere vil aldri gjøre søk i opplysningene om eleven med mindre det er nødvendig, for eksempel hvis eleven trenger teknisk hjelp. Da vil de kunne se navn, epostadresse, påloggingstidspunkt og metadata for innhold (for eksempel dokumentnavn, størrelse, delinger av dokumentet - men ikke innhold i dokumenter), metadata (for eksempel dokumentbehandling, kommunikasjon blant annet via chat eller e-post som hvem som deltar i samtalen og tidspunkt - men ikke innholdet i chatten eller e-posten).

Når eleven slutter på skolen, vil den digitale brukerkontoen hennes/hans og all tilhørende data bli deaktivert. Det vil gå opp til fire måneder før alt innhold blir permanent slettet fra skolens systemer. Bakgrunnen for dette er dels ønsket om å kunne gi elever som slutter midt i året muligheten til å få tilgang til egne data om de kommer tilbake, og dels eventuelle dokumentasjonsbehov kort tid etter at elevene slutter.

Google kan i tillegg bruke opp til 180 dager med å slette data fra alle systemene sine.  

Elevene får tilbud om å hente ut filer de vil ha med seg videre, før de slutter på 10. trinn.

Når personopplysninger om eleven samles inn og brukes, har eleven en rekke rettigheter etter personvernregelverket. Blant annet kan eleven kreve innsyn i hvilke opplysninger som vi behandler om henne/ham. 

Les mer om elevens rettigheter og hvordan du utøver disse i vår personvernerklæring for elever

Google Workspace for Education Plus er reklamefri. Det betyr at når elevene er innlogget med sin skolekonto vil de ikke få reklame når de bruker tjenestene som inngår i løsningen. Google Workspace for Education-kontoene skiller seg svært mye fra Gmail-kontoer som Google tilbyr gratis til enkeltpersoner. Reklame, annonser og sporing av søk er ikke aktivert i kjernetjenestene. Innhold som er lagret i dokumenter eller på mail vil heller ikke bli skannet for å lagre profiler av brukerens interesser med tanke på fremtidig annonse-styring.

Google Workspace for Education Plus opererer i samsvar med GDPR. 

Det er elevene, lærerne og kommunen som eier alle data som er lagret og kommunen har har avtaler med Google som sikrer at disse ikke kan utleveres til 3. part eller brukes av Google selv.

Askøy kommune har inngått databehandleravtale med Google som i detalj regulerer hvordan Google behandler våre data. Kommunen har også gjort en personvernkonsekvensanalyse (DPIA) av Google Workspace for Education Plus basert på den nasjonale standarden jobbet fram av KS sitt SkoleSec-prosjekt. 

Har du spørsmål til hva eller hvorfor vi bruker personopplysninger i Google-verktøyene, kontakt skolen din eller send epost til fagavdeling.skole@askoy.kommune.no (husk at e-posten kan leses av flere, så unngå å skrive sensitive opplysninger/ting du ikke vil at andre skal lese).